Rekisteri – ja tietosuojaseloste

Keitä me olemme

Rekisterinpitäjä on Ammattilaiset Avuksi Oy.

Ammattilaiset Avuksi Oy on henkilöstöpalvelualan yritys, joka tarjoaa henkilöstövuokraus- ja rekrytointipalveluja.

Y-tunnus on 2336464-0.

Verkkosivustomme löytyy osoitteesta https://avuksi.eu.

Tässä asiakaskirjassa kuvataan Ammattilaiset Avuksi Oy:n menettelytavat henkilötietojen keruun ja käsittelyn yhteydessä. Käsittelemme henkilötietoja asianmukaisesti ja lainmukaisesti yksityisyyttä kunnioittaen. Päivitämme tätä asiakirjaa ajoittain kehittäessämme henkilötietojen käsittelyä ja/tai lakimuutosten yhteydessä.

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Ammattilaiset Avuksi Oy:n toimitusjohtaja Nina From, +358 50 330 9356, nina.from@avuksi.eu

Tietosuojavastaava: Saija Lyijynen, +358 50 502 4950, saija.lyijynen@astex.fi

Rekisterit

Ammattilaiset Avuksi Oy kerää henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisteriin sekä työnhakija- että työntekijärekistereihin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterien käyttötarkoituksena on Ammattilaiset Avuksi Oy:n liiketoimintaan kuuluvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden ja muun henkilöstöpalvelun toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarkoituksena on myös asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen sekä tarvittaessa markkinoinnin toteuttaminen, asiakastiedon analysointi ja tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • suosittelijatiedot
  • videohaastattelujen tallenteet
  • henkilön itsensä toimittamat muut tiedot (esim. työnäytteet)

Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilötunnus
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot
  • pankkitilin numero
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
  • yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite)
  • kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu Ammattilaiset Avuksi! Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi työnhakijoiden rekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus. Työntekijä- ja yhteyshenkilörekisterien perusteena ovat lisäksi asiakas- ja työsopimusten täytäntöönpano sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntö on, että rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Työnhakijoiden tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa sellaiselle Ammattilaiset Avuksi! Oy:n asiakasyritykselle, jonka tehtävään työnhakija on ehdolla.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai niitä vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja muille vastaaville toimijoille.

Tietojen siirto EU.n ja ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.
Digitaalisesti tallennetut tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä. Järjestelmien käytön edellyttämä tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmä on suojattu palomuurilla.  Rekisterin palvelimet säilytetään lukitussa tilassa. Tietokoneet on suojattu salasanoilla.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Ammattilaiset Avuksi Oy:n työntekijöille sekä palkanlaskennasta, kirjanpidosta sekä maksuliikenteestä huolehtivalle tilitoimiston edustajille. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat voimassa työsuhteen ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään.

Tietojen säilyttäminen

Työnhakijan tai muun rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija on työllistynyt Ammattilaiset Avuksi Oy:n kautta, Avuksi säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Samoin asiakassuhteeseen liittyvät välttämättömät henkilötiedot säilytetään tarpeellisen ajan.

Ammattilaiset Avuksi Oy säilyttää rekisteröityjen tiedot siihen saakka, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai peruuttaa tietojen käyttö tiedottamiseen, markkinointiin tai tutkimustoimintaan. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.